Mata Kuliah : Administrasi Perkantoran Berbasis Digital

Hari/Jam Kuliah : Selasa/ 07.00 - 08.30 WIB

Dosen Pengampu : Agung Kuswantoro, S. Pd., M. Pd.

“Laporan Penggunaan Microsoft Access Untuk Kebutuhan Distribusi Bantuan di Desa Jatirunggo, Kecamatan Pringapus, Kabupaten Semarang”

Disusun oleh :

Dedi Suryanto

7101418030

PAP B 18

Dosen Pengampu :

Agung Kuswantoro S.Pd. M.Pd.

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2021

a. Latar belakang identifikasi kebutuhan

Didunia digital seperti saat ini baik instansi pemerintahan maupun swasta sudah tidak lagi menggunakan pengolahan data secara manual dengan menggunakan kertas dan input secara manual dengan tulis tangan. Walaupun, tidak menutup kemungkinan masih ada beberapa instansi yang masih menggunakan pengolahan data secara manual. Pada kenyataannya pengolahan data berbasis digital memiliki kelebihan dibanding dengan pengolahan secara manual diantaranya kecepatan dalam input data maupun penemuan kembali data, menghemat waktu, menghemat anggaran, serta lebih efektif dan juga efisien didalam menunjang pekerjaan.

Menurut pengamatan saya di kantor desa Jatirunggo tepatnya pada bagian pengelolaan bantuan sembako yang dibagikan secara berkala setiap bulan, dapat diketahui jika pengelolaan data masyarakat masih menggunakan cara manual. Hal ini terlihat dengan penginputan pendaftaran masyarakat yang ingin mengambil sembako masih menggunakan kertas dan di tulis secara manual oleh petugas. Cara tersebut kurang efektif dikarenakan kuantitas masyarakat yang sangat banyak sehingga akan menimbulkan antrian panjang dan lama karena petugas harus mengecek satu persatu data dari masyarakat yang ingin mengambil bantuan sembako. Terlebih lagi petugas harus mencatat secara manual nama pengambil sembako yang dijadikan sebagai bukti pengambilan.

Maka dari itu diperlukan aplikasi berbasis data atau biasa kita kenal dengan aplikasi database, dimana nantinya akan memudahkan didalam penginputan identitas masyarakat yang termasuk kedalam penerima bantuan sembako ini. Selain itu, aplikasi database juga membantu dalam menemukan kembali data dari masyarakat penerima bantuan dengan cepat. Terlebih lagi penggunaan aplikasi database ini nanti akan memudahkan petugas dan juga masyarakat didalam kegiatan penyerahan bantuan yang diberikan oleh pemerintah.

Salah satu aplikasi berbasis data yang bisa digunakan yaitu MS Access. Platform ini merupakan aplikasi basis data bawaan dari microsoft yang memiliki tujuan untuk skala kecil hingga menengah. Microsoft Acces pada umumnya digunakan untuk perusahaan perusahaan kecil dan digunakan pula oleh programmer untuk membuat sistem aplikasi berbabis manipulasi data.

Penggunaan aplikasi ini didasari oleh berbagai kelebihan yang dimiliki diantaranya :

1. Kemudahan dalam memiliki aplikasi.

2. Kemudahan olah data

3. Kemudahan menghubungkan antar tabel

4. Fasilitas keamanan yang bagus

5. File penyimpanan yang besar

Selain kelebihan yang ditawarkan, pastinya terdapat kekurangan. Kekurangan Ms Acces sendiri diantaranya :

1. Berbayar.

2. Tidak terlalu bagus jika di akses dengan jaringan.

b. Rumusan identifikasi kebutuhan

Adapun rumusan identifikasi kebutuhan pada penggunaan aplikasi ini diantaranya :

1. Platform apa yang sesuai untuk pembuatan aplikasi ini ?

2. Apa saja menu yang ada didalam pada aplikasi ?

3. Mengapa didalam aplikasi terdapat menu menu tersebut ?

4. Bagaimana pengaplikasian aplikasi database yang dibuat dengan keadaan lapangan?

c. Tujuan identifikasi kebutuhan

Dibawah ini terdapat beberapa tujuan dari identifikasi kebutuhan pada pembuatan aplikasi ini diantaranya :

1. Untuk mengetahui platform yang sesuai untuk pembuatan aplikasi basis data.

2. Untuk mengetahui kebutuhan menu didalam aplikasi.

3. Bertujuan untuk mengetahui alasan diperlukannya menu tersebut.

4. Bertujuan untuk mengetahui pengaplikasian aplikasi yang dibuat dengan keadaan lapangan yang ada.

d. Manfaat Aplikasi

Pembuatan aplikasi ini nantinya akan bermanfaat baik bagi pihak kelurahan maupun masyarakat. Adapun lebih rinci manfaat penggunaan aplikasi ini sebagai berikut :

- Manfaat untuk petugas kelurahan

1. Memudahkan pendataan masyarakat penerima bantuan

2. Memudahkan penemuan kembali data masyarakat penerima bantuan

3. Menghemat waktu kerja dalam pelayanan kepada masyarakat

4. Lebih hemat biaya karena tidak perlu mencetak kertas untuk pendataan manual

5. Pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih rapi, dan tertata.

6. Pemberian pelayanan kepada masyarakat dapat lebih optimal.

- Manfaat untuk masyarakat

1. Mendapatkan pelayanan yang maksimal

2. Menghemat waktu

3. Pembagian bantuan dapat dilaksanakan dengan cepat

e. Rencana Rancangan Aplikasi Database Penerima Bantuan Subsidi Sembako Desa Jatirunggo

Aplikasi berbasis data ini merupakan aplikasi yang digunakan guna menunjang kegiatan pemerintah Desa Jatirunggo pada bidang pengalokasian bantuan sembako kepada masyarakat. Tujuan dari pembuatan aplikasi ini yaitu agar memudahkan pendataan masyarakat yang mendapatkan bantuan sembako setiap bulan, memudahkan petugas mencari kembali data penerima bantuan jika dibutuhkan, dan juga mempermudah masyarakat dalam proses distribusi bantuan sembako. Kinerja petugas akan sangat efektif dan efisien apabila menggunakan aplikasi ini dibandingkan dengan menggunakan cara manual.

Terdapat beberapa menu utama dalam aplikasi basis data Microsoft Acces ini diantaranya :

1. Input Kehadiran

Merupakan menu masukan untuk mendata jumlah kehadiran masyarakat penerima bantuan sembako pada hari yang sudah ditentukan.

2. Input pengambil bantuan

Pada menu ini merupakan menu masukan yang bertujuan untuk mengetahui siapa nama dari pengambil bantuan yang diberikan, apakah mengambil atas nama sendiri atau mewakilkan orang lain. Mengapa demikian, hal ini dikarenakan kasus yang terjadi dilapangan bahwa tak sedikit dari penerima bantuan yang mewakilkan pengambilan bantuan sembako dikarenakan kesibukan dari tiap masyarakat yang berbeda.

3. Input tambahan penerima bantuan

Menu ini bertujuan untuk mendata tambahan penerima bantuan sembako, sehingga nantinya diketahui berapa total penerima bantuan yang ada dan hal ini akan memudahkan pemerintah desa didalam pembuatan perencanaan anggaran desa.

f. Hasil identifikasi kebutuhan

Hasil dentifikasi menu Input Presensi adalah sebagai berikut :

Nama :
NIK :
Alamat :
Tanggal :

Hasil identifikasi kebutuhan pada menu Data Pengambil Bantuan adalah sebagai berikut :

Nama Penerima :
Alamat :
NIK :
Tanggal Pengambilan :
Nama pengambil :
Alamat :

Hasil identifikasi kebutuhan pada menu Input Tambahan Penerima Bantuan adalah sebagai berikut :

Nama :
No KK :
NIK :
TTL :
Kelamin :
Agama :
Alamat :
Pekerjaan :

a. Nama

Merupakan nama lengkap dari penerima bantuan sembako.

b. No KK

Bertujuan untuk mengidentifikasi jumlah dan tanggungan dalam keluarga.

c. NIK

Merupakan nomor unik dan berbeda setiap orang yang disini bertujuan untuk mencocokan kebenaran data diri masyarakat.

d. TTL

Tempat tanggal lahir penerima bantuan.

e. Kelamin

Untuk mengetahui jenis gender dari penerima bantuan.

f. Agama

Kepercayaan yang dianut oleh tiap masing masing individu.

g. Alamat

Menunjukan domisili atau tempat tinggal penerima bantuan saat ini.

h. Pekerjaan

Untuk mengetahui pekerjaan penerima bantuan dan menentukan kelayakan. Apakah layak diberikan bantuan atau tidak.

i. Nama pengambil

Ini ditujukan apabila pengambil bantuan bukan atas nama pribadi melainkan perwakilan.